明日から仕事効率化でストレス・ミスなし!出来る人は実践している3つの簡単な方法

仕事効率化で明日は定時に帰る

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毎日仕事に追われて帰るのはいつも23時すぎというあなた。毎日本当に辛いですよね。
しかし、これから話す仕事効率化の方法であなたは明日から設定した時間に帰る事ができるとしたらどうでしょうか。

仕事が片付かないの一体何故?

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3つの簡単方法の前に、なぜ仕事が片付かないのか分析してみましょう。
そもそも、仕事が片付かない典型的な人の特徴としては4つあると思います。

1.そのタスク(仕事)を達成する時間(エンド)を考えてない
2.仕事のクオリティ(内容)を考えていない
3.1日のタスクを設定していない
4.1週間のスケジュールを設定していない

上記4つの特徴を見てあなたは当てはまりますか?実際夜中まで、仕事をしている人はタスクコントロールとセルフマネージメントが出来ない為に起こる事が多々あります。その理由はタスクのコントロールとスケジュールにあるのです。もちろん仕事がテトリスのように振ってくる事があるので、それをいかにかわすかという点についても重要になります。

簡単な3つの仕事効率化方法

それでは、改めて仕事効率化についてお話します。僕はこのやり方で6案件同時進行をした経験がありますが、この方法を取り入れてからミスも減り、ストレスも掛からなくなりました。それではご紹介します。

1.出社してから30分かけて1日のタスクを紙にペンで書き出す

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意外にも皆さんやられてない人が多くてビックリしております。この方法は非常に理に適った方法でありかつ合理的な方法で、更にストレスが溜まらず、集中して仕事ができるのです。ではなぜ1日のタスクを紙にペンで書き出すのか。

脳に直接意識させる事が目的

それは1日のタスク、ノルマと言ってもいいでしょう。このタスクをこなせば帰れるのです。このように出社した際目標をに設定する事により、1日に何をしなければならないかという事を脳に意識させるのです、紙にペンで書くという点についても脳に直接意識させる為にあると思って下さい、ですので必ず自分の手で書いて下さい。更に帰る時間も明記し、タスクの方法についても事細かく考えてタスクに方法を記入しても良いと思います。この作業は30分くらいかけてやると尚効果的です。

2.タスクに時間と優先度を設定する

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タスクを書き終えたら、そのタスクの優先度とどの程度時間をさくかという事についてもタスクの部分に時間を書きます。
これにより、納期が生まれ制限をかける事により効率化が図れ、集中する事により生産性がまし、クオリティがとモチベーションがアップするのです。更にこのタスクの良い所は、他の仕事がきても「今日はこのボリューのあるタスクがある」という意識があり、頼まれたとしても明日に回す事も判断する事が即座に可能となります。

3.終わったタスクに線を引く

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タスクが完了した際に、必ずタスクに線を引くようにして下さい。これによりあとどの程度のタスクボリュームかという事がわかり、こなしていくうちに連れて、ゴールが見える事によりモチベーションが上がり次のタスクにすぐに取りかかる事が出来るのです。
また、時間内に終わる事が出来なかったタスクには何が大変だったかという反省点を踏まえ、次に時間設定をする時にそれを超える事の出来るような工夫も考えると良いと思います。

達成感と充実感を味わう事が出来る

すべてのタスクが完了した際に、紙を見てすべてのタスクに線がある事を確認して下さい。あなたはきっと達成感を味わい、誇らしげになり自信がわくでしょう。更に+アルファとして大切な事は1週間、1ヶ月の予定が決まっていれば1日に達成する内容を Googleカレンダーなどに記入しておくと、より効率的かつ合理的に作業を組む事が出来るのです。

仕事に追われるのはではなく、仕事を追う人になる

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タスクマネージメントも重要ですが、実際仕事が嫌だとどうしてもスピードが遅くなるかと思います。それはどうしても余計な事を考えてしまうからです。その結果いくらタスクマネージメントをしても、ミスが起こる原因となってしまいます。
仕事は基本的に嫌な事が多いですが、仕事から逃げれば追われる事になるだけで、余計ストレスが掛かってしまいます。それを回避するには、ちょっとした勇気とコツがあれば大丈夫。

仕事(相手)の距離を縮め懐に飛び込む事が大事

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江戸時代日本刀を腰にさし、侍という階級があった武士時代は頻繁に人が切られておりました。それでは何故斬られてしまったのでしょうか。それは間合いにあります。刀でもどんな格闘技でも間合いがあります。その間合いに入れば攻撃の対象となり、刀の間合いは非常に広く、あっという間に斬られてしまいます。しかし間合いが短ければ日本刀は振り下ろす事が出来ず、実は安全なのです。

間合いを詰めて相手と対峙しないと、あっさり斬られる

基本的に仕事も一緒で、相手との間合いを詰めて話をする事により、仕事の姿勢が相手に伝わります。そこで間を空けてしまうと相手に切られてしまうので、これが仕事でよくある上司・お客さんに怒られてしまう主な原因でしょう。姿勢は相手に伝わり相手に信用を与える事ができるのです。ですので相手が怒っていたりする場合は1歩も引かず、2歩前に進み相手と話すような感覚で仕事をしてみてはいかがでしょうか。きっとうまくいくと思います。

効率は仕組みにより変える事が可能です!是非お試しを!

 

以上明日から仕事効率化でストレス・ミスなし!出来る人は実践している3つの簡単な方法でした。気に入ってくれたらシェアしてね!

2014/01/31 | ライフハック ,

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